帳簿書類の保存期間について

１．保存期間

会社法上は「会計帳簿及びその事業に関する重要な資料」と「計算書類及びその附属明細書」を10年間保存するように規定しています。一方、税法上は帳簿書類について７年間の保存義務を規定しています。

したがって、会社の決算書や総勘定元帳、各種補助簿、仕訳帳については、会社法に基づき10年間の保存が必要です。領収書、請求書、預貯金通帳については税法に基づき7年間の保存が必要です。

なお、申告書と税務届出書については、税法上の保存期間の定めはありませんので、決算書と共に永年保存するのが好ましいと考えられます。

２．欠損金の繰越控除の適用

税法上は、上記１で記載したように７年と規定されています。しかし、税制改正により、青色欠損金、災害欠損金及び連結欠損金の繰越期間が、平成24年4月1日以後に開始する事業年度からは、平成20年4月1日以後に終了した事業年度において生じた欠損金の繰越控除の期間が９年間に延長されました。これに伴い、一定の帳簿書類の保存がその適用要件とされていますので、この「欠損金の繰越控除」の適用を受けるには、９年間の保存が必要です。

３．保存方法

税法上、帳簿書類の保存方法は、原則的に紙での保存になります。したがって、パソコンを使って作成した帳簿書類も原則として紙に印刷して保存することになります。

ただし、自己が最初の記録段階から一貫して電磁的記録によりコンピュータを使用して作成する帳簿書類については、サーバ、DVD、CDなどの媒体に記録した電磁的記録（電子データ）のままで保管することができます。この電磁的記録による保存を行うには、一定の保存要件を満たすと共に、税務署へ申請書を提出し承認を受けることが必要となります。